บทที่ 6 การประมวลผลข้อมูล

6.1 ความหมายของการประมวลผลข้อมูล

        การประมวลผลข้อมูล หมายถึง การจัดกระทำกับข้อมูลเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่มีความหมายและมีรูปแบบที่เหมาะสมกับความต้องการของผู้ใช้ ซึ่งอาจอยู่ในรูปผลการสรุป ผลลัพธ์ที่ได้จากการประมวลผล เรียกว่า ข้อสนเทศ (Information)

ตารางที่  6.1 การประมวลผลข้อมูล

ข้อมูล	การประมวลผล	ข้อสนเทศ
คะแนนนักศึกษา4 คน 7  5  8  4	การประมวลผลอาจจะกระทำได้ดังนี้ -         ค้นหาค่าต่ำสุด -         เรียงลำดับจากน้อยไปมาก -         เพิ่มคนละ 1คะแนน -         คำนวณค่าเฉลี่ย ฯลฯ	4           4     5      7 8           8     6      5 9 6

       

        ข้อสนเทศที่ได้จากการประมวลผลแล้วอาจนำไปประมวลผลแล้วอาจนำไปประมวลต่ออีกชั้นหนึ่งก็ได้ ซึ่งการประมวลผลข้อมูลโดยทั่วไปมีข้อมูลดังนี้

        ขั้นตอนของการประมวลผลข้อมูล

        การประมวลผลข้อมูลเป็นการกระทำกับข้อมูลอย่างมีระบบ ซึ่งสามารถจัดลำดับเป็นขั้นตอนได้ดังนี้

                ขั้นตอนที่  1 การเตรียมข้อมูลนำเข้า

                ขั้นตอนที่  2 การประมวลผล

                ขั้นตอนที่  3 การแสดงผลลัพธ์

        ในและขั้นตอนในการประมวลผลนี้อาจประกอบไปด้วยวิธีกาต่างๆกัน สำหรับงานประมวลผลแต่ละชนิด  และขึ้นอยู่กับวิธีที่ใช้ประมวลผลด้วย อาจสรุปวิธีการที่สำคัญของแต่ละขั้นตอนได้ดังต่อไปนี้

ตารางที่ 6.2 ขั้นตอนของการประมวลผลข้อมูล

การเตรียมข้อมูลนำเข้า		การประมวลผล		การแสดงผลลัพธ์
- การเก็บรวบรวมข้อมูล - การเปลี่ยนสภาพข้อมูล - การลงรหัส - การบรรณาธิการ - การเปลี่ยนรูปข้อมูล ฯลฯ		- การค้นหาข้อมูล - การเรียงลำดับข้อมูล - การเปรียบเทียบ - การดึงข้อมูล - การรวมข้อมูล ฯลฯ		- แสดงในรูปตัวเลข - แสดงในรูปของข้อความ - แสดงในรูปตาราง - แสดงในรูปรายงาน - แสดงในรูปกราฟ

        6.1.1 การเตรียมข้อมูลนำเข้า (Input Data)

        การเตรียมข้อมูลนำเข้า (Input Data) เป็นงานขั้นแรกของการประมวลผลข้อมูล เพื่อให้ได้ข้อมูลครบถ้วนตรงตามวัตถุประสงค์ของการวิจัย ซึ่งอาจดำเนินการตามลำดับต่อไปนี้

        6.1.2 การเก็บรวบรวมข้อมูล (Data Collection)

        การเก็บรวบรวมข้อมูล เป็นการรวบรวมข้อมูลจากแหล่งข้อมูลปฐมภูมิ อาจทำได้จากการสอบถาม การสังเกต การสำรวจ ซึ่งอาจจะเก็บข้อมูลจากตัวอย่าง (Sample) โดยจะมีวิธีการเลือกตัวอย่างที่เหมาะสมเพื่อให้ได้ข้อมูลตัวอย่างที่เป็นตัวแทนปะชากรได้ การเก็บรวบรวมข้อมูลจากแหล่งข้อมูลต่างๆนั้นขึ้นอยู่กับระเบียบวิธีในการวิจัยและเครื่องมือที่ใช้ในการวิจัย นักวิจัยควรจะศึกษาลักษณะเฉพาะของเครื่องมือที่ใช้ รวมทั้งข้อดี ข้อเสีย ขอบเขตจำกัด เครื่องมือที่ใช้มากในการเก็บรวบรวมข้อมูล คือแบบสอบถาม(Questionnaire)

        เครื่องมือที่ใช้ในการเก็บรวบรวมข้อมูลจากแหล่งต่างๆมีหลายประเภท เพื่อให้ได้ข้อมูลที่มีความสมบูรณ์ในการทำวิจัย เครื่องมือที่ใช้ในการเก็บข้อมูลมีดังนี้

        1. แบบสอบถาม (Questionnaire) เป็นเครื่องมือที่นิยมใช้ในการเก็บข้อมูลเกี่ยวกับทัศนคติ ความคิดเห็น ความเข้าใจ ฯลฯ แบบสอบถามเหมาะกับการวิจัยที่ต้องใช้ข้อมูลเป็นจำนวนมาก

        2. แบบสังเกต (Observation) เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการเก็บรวบรวมข้อมูลโดยอาศัยประสารทสัมผัสโดยตรง โดยผู้ถูกสังเกตจะไม่มีโอกาสรู้ตัว

        3. แบบสัมภาษณ์ (Interview) เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการเก็บรวบรวมข้อมูล โดยการเจรจาตอบโต้กันอย่างมีจุดมุ่งหมาย โดยผู้สัมภาษณ์จะเป็นผู้ป้อนคำถามให้ผู้ถูกสัมภาษณ์เป็นคนตอบ แบบสัมภาษณ์จะใช้กันมากในการวิจัยแบบสำรวจ และเหมาะสำหรับงานวิจัยที่ต้องใช้จำนวนข้อมูลไม่มากนัก

        4. แบบทดสอบ (Test) เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการรวบรวมเกี่ยวสติปัญญา ความถนัด การเรียนรู้ หรือใช้วัดความสามารถด้านต่างๆ

        5. การศึกษารายกรณี (Case Study) เป็นการเก็บรวบรวมข้อมูลโดยทำเฉพาะบุคคล หรือกลุ่มบุคคล เพื่อเก็บรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับพฤติกรรม

        6.1.3 การเปลี่ยนสภาพข้อมูล (Data Conversion)

        การเปลี่ยนสภาพข้อมูล เป็นการจัดเตรียมข้อมูลที่รวบรวมมาได้ แล้วให้อยู่ในรูปที่สามารถนำไปประมวลผลที่สะดวกยิ่งขึ้น ซึ่งจะมีวิธีการต่างๆดังนี้

        1. การลงรหัส (Coding) เป็นวิธีการที่เปลี่ยนรูปข้อมูลให้อยู่ในรูปที่กะทัดรัด สะดวกต่อการจำแนกลักษณะข้อมูล การลงรหัสเป็นวิธีการใช้รหัสเป็นวิธีการใช้รหัสแทนข้อมูล รหัสที่ใช้อาจจะเป็นตัวเลขตัวอักษรข้อความสั้นๆ เช่น ข้อมูลจากแบบสอบถามได้ข้อมูลเพศเป็นเพศชายหญิง จะกำหนดรหัส 1 แทนคำตอบที่เป็นชาย รหัส 2 แทนคำตอบที่เป็นหญิง ส่วนมากการลงรหัสมักจะใช้กับข้อมูลเชิงคุณภาพ

        2. การบรรณาธิกร (Editing) เป็นวิธีการตรวจสอบข้อมูลที่ได้มามากกว่ามีความถูกต้องครบถ้วนเพียงใด ซึ่งอาจจะเป็นการตรวจสอบต่อไปนี้

                        (1)ตรวจสอบความครบถ้วนของจำนวนตัวอย่างที่เก็บมา งานวิจัยที่ดีต้องมีการวางแผนจำนวนล่วงหน้าว่าจำนวนตัวอย่างที่ต้องการเป็นเท่าไหร่ การตรวจสอบความครบถ้วนก็เป็นการตรวจสอบจำนนวนตัวอย่างมี่ได้มาว่าตรงกับจำนวนตัวอย่างที่กำหนดไว้หรือไม่ นอกจากนี้เป็นการป้องกันปัญหาข้อมูลซ้ำซ้อนที่ได้จากตัวอย่างตัวเดียวกัน

                        (2) ตรวจสอบความครบถ้วนและชัดเจนของรายการในแต่ละตัวอย่าง เมื่อได้ตัวอย่างตามจำนวนครบถ้วนแล้วควรมีการตรวจสอบว่าในแต่ละตัวอย่างข้อมูลมาครบถ้วนทุกรายการหรือไม่ ถ้าใช้แบบสอบถามเป็นเครื่องมือการเก็บรวบรวมข้อมูล อาจตรวจสอบดูว่ารายการในแบบสอบถามตอบครบถ้วนทุกรายการหรือไม่ ซึ่งผู้ตรวจสอบต้องใช้ดุลพินิจว่าถ้าไม่ตอบหรือตอบตรงวัตถุประสงค์จะมีการแก้ไขเพิ่มเติมอย่างไรเพื่อให้รายการสมบูรณ์ นอกจากนี้จะเป็นการตรวจสอบความชัดเจนของข้อมูล เช่น ตรวจสอบตัวเลข 1 หรือ 7 การบันทึกหน่วย เป็นต้น

                          (3) ตรวจสอบความสัมพันธ์และความเป็นไปได้ของรายการ การตรวจสอบขั้นนี้จะต้องพิจารณาข้อมูลที่ได้มาแต่ละรายการที่มีความสัมพันธ์กันมีความเป็นไปได้หรือไม่ เช่น แบบสอบถามมีรายการถามอายุ อายุบุตรคนสุดท้อง ถ้าผู้ตอบอายุ 17 แต่ตอบอายุบุตรคนสุดท้อง 26 ซึ่งไม่น่าจะเป็นไปได้ ซึ่งการตรวจสอบจะต้องพิจารณาว่าจะดำเนินการอย่างไร 

        3. การเปลี่ยนรูปข้อมูล เป็นวิธีการที่จะเปลี่ยนข้อมูลให้อยู่ในรูปที่สะดวกต่อวิธีการนำไปประมวลผล เพราะบางครั้งเครื่องมือที่ใช้การเก็บรวบรวมข้อมูล เช่น แบบสอบถาม แบบสังเกต แบบสัมภาษณ์ที่เหมาะจะนำไปประมวลผลโดยตรง อาจเปลี่ยนรูปข้อมูลจากเครื่องมือดังกล่าวให้อยู่ในรูปสะดวกต่อการประมวลผล

6.2 ขั้นตอนการประมวลผลข้อมูล

        การประมวลผลข้อมูล (Data Processing) เป็นขั้นตอนที่จะนำข้อมูลซึ่งเตรียมไว้แล้วมาทำการประมวล เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่อยู่ในรูปของข้อสนเทศ ซึ่งการประมวลผลอาจเป็นการจัดกระทำข้อมูลโดยวิธีใดวิธีหนึ่งหรือหลายวิธีดังต่อไปนี้

        6.2.1 การเรียงลำดับข้อมูล

        การเรียงลำดับข้อมูลอาจมีการเรียงลำดับจากมากไปหาน้อยหรือน้อยไปหามาก หรือถ้าข้อมูลที่เป็นข้อความ เช่น ชื่อ อาจเรียงตามอักษร

        6.2.2 การดึงข้อมูล

        การดึงข้อมูลเป็นการค้นหาข้อมูลตามต้องการ เช่น ค้นหาข้อมูลที่ตรงตามเงื่อนไขที่กำหนด

        6.2.3 การรวบรวมข้อมูล

        การรวบรวมข้อมูลเป็นการวบรวมข้อมูลหลายชุดเข้าด้วยกันหรือรวมเฉพาะข้อมูลที่มีรายการเหมือนกัน

        6.2.4 การคำนวณและเปรียบเทียบ

        การคำนวณและเปรียบเทียบอาจมีการคำนวณแบบธรรมดา คือ บวก ลบ คูณ หาร ยกกำลัง หรือคำนวณหาค่าทางสถิติ  เช่น ค่าเฉลี่ย ฐานนิยม ส่วนเบี่ยงเบนมาตรฐาน ฯลฯ

        6.2.5 แสดงผลลัพธ์ (Output Data)

        แสดงผลลัพธ์ (Output Data) เป็นขั้นตอนสุดท้าย หลังจากได้ข้อสนเทศจากการประมวลผลผู้วิจัยอาจนำข้อมูลสนเทศมาเสนอในรูปแบบที่เข้าใจง่าย เช่น อาจนำเสนอในรูปบทความ ตาราง กราฟ แผนภูมิ ฯลฯ ข้อสนเทศที่ได้จากการประมวลผลอาจนำไปใช้เป็นข้อมูลในการประมวลผลในเรื่องอื่นๆอีก

        จากตัวอย่างเลขประจำตัวค่าได้เป็นเลข 3 หลัก  จึงกำหนอชิ่งสี่เหลี่ยมไว้  3 ช่อง เพศมีค่าได้เป็น 1 เลขหลัก จึงกำหนดช่องสี่เหลี่ยมไว้ 1 ช่อง อายุมีค่าเป็นไปได้สูง 2 หลัก จึงกำหนดชิองสี่เหลี่ยมไว้ 2 ช่อง

6.3 กระบวนการวบรวมข้อมูล

        การนำข้อมูลมาวิเคราะห์นั้น อาจเป็นไปได้ทั้งข้อมูลปฐมภูมิ ข้อมูลทุติยภูมิ ข้อมูลเชิงคุณภาพหรือข้อมูลเชิงปริมาณ ในกรณีที่ต้องการข้อมูลประเภทปฐมภูมิ ผู้ใช้งานจำเป็นต้องเก็บรวบรวมข้อมูลขึ้นมา ซึ่งแนวทางในการเก็บรวบรวมข้อมูลสามารถแบ่งออกได้เป็นดังนี้

        6.3.1 การเก็บรวบรวมข้อมูลจากงานทะเบียนหรือการบันทึก

        ในปัจจุบันนี้องค์กรต่างๆทั้งรัฐบาลและเอกชนมีการจดบันทึกเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น เช่น โรงพยาบาลจะมีการจดบันทึกผู้ป่วยที่เข้ามารับการรักษา โดยระบุ เพศ อายุ ชนิดของโรค กลุ่มเลือด เป็นต้น โรงงานที่ผลิตสินค้าจะมีการจดจำนวนสินค้าผลิตได้ในแต่ละวัน ห้างสรรพสินค้าจะจดบันทึกยอดขายของสินค้าในแต่ละแผนกทุกวัน หรือกรมศุลกากรจะจดบันทึกรายการสินค้าที่ส่งออกทุกวัน ดังนั้น ผู้ใช้จะต้องคัดลอกแล้วนำมาจัดหมวดหมู่ที่ต้องการ วิธีนี้เป็นวิธีที่ประหยัดทั้งเวลาและค่าใช้จ่าย ข้อมูลประเภทนี้จึงนับเป็นข้อมูลที่มีประโยชน์มาก

        6.3.2 การเก็บรวบรวมข้อมูลโดยการสำรวจ

        การเก็บข้อมูลโดยการสำรวจ เป็นการเก็บข้อมูลจาหน่วยที่สนใจโดยรง เช่น สนใจความคิดเห็นของประชาชนที่มีต่อรัฐบาลชุดปัจจุบัน  หน่วยที่สนใจศึกษาคือ ประชาชนคนไทยทุกคน การสำรวจในเรื่องนี้คือการสอบถามความคิดเห็น สำหรับวิธีการเก็บรวบรวมข้อมูลสามารถทำได้หลายวิธี เช่น การสัมภาษณ์ โทรศัพท์ สังเกตการณ์ การวัดค่า เป็นต้น ซึ่งได้กล่าวถึงรายละเอียดต่อไป

        การเก็บข้อมูลโดยการสำรวจจะต้องมีกรอบัวอย่าง (Sampling Frame) คือรายชื่อของทุกหน่วยในประชากรสนใจที่ศึกษา ซึ่งรายชื่อดังกล่าวนี้จะได้จากนายทะเบียนของหน่วยงานต่างๆ เช่น ถ้าต้องการทราบความคิดเห็นของชาวกรุงเทพฯที่มีต่อรัฐบาลชุดปัจจุบัน กรอบตัวอย่างคือ รายชื่อของคนที่อาศัยอยู่ในกรุงเทพฯ โดยได้จากที่ทำการเขตต่างๆภายในกรุงเทพฯ ซึ่งเป็นวิธีการที่ค่อนข้างสิ้นเปลืองเวลาและต้องมีค่าใช้จ่ายสูง โดยกรอบตัวอย่างที่ดีจะต้องประกอบด้วยรายชื่อพร้อมทั้งที่อยู่ที่ต้องการศึกษาครบถ้วนไม่ซ้ำซ้อนและทันสมัย

        การเก็บรวบรวมข้อมูลโดยการสำรวจแบ่งออกเป็น 2 ประเภท

        1. การสำมะโน (Census) หมายถึง การเก็บรวบรวมข้อมูลจากทุกๆหน่วยในประชากรที่ศึกษา เช่น สนใจหารายได้เฉลี่ยของคนกรุงเทพฯประชากรจะหมายถึง คนกรุงเทพฯทุกคน โดยจะต้องมีกรอบตัวอย่างซึ่งเป็นรายชื่อพร้อมที่อยู่ของคนกรุงเทพฯจึงต้องไปสอบถามคนกรุงเทพทุกคนเกี่ยวกับรายได้ ซึ่งจะทำให้เสียเวลาค่าใช้จ่ายสูง และอาจได้ข้อมูลที่ล้าสมัย เนื่องจากสอบถามครบทุกคนปรากฏว่ารายได้ของคนกลุ่มแรกที่สอบถามอาจเปลี่ยนไป ดังนั้นจึงไม่นิยมใช้วิธีนี้ ยกเว้นเรื่องที่สนใจจะศึกษาจะมีประชากรขนาดเล็ก การสำมะโนมีทั้งข้อดี และข้อด้อยดังตารางที่ 6.3

ตารางที่ 6.3 ข้อดีและข้อด้อยของการเก็บรวบรวมข้อมูลโดยการสำมะโน

ข้อดี	ข้อเสีย
ได้ข้อมูลครบถ้วนจากทุกหน่วยในประชากร	1. เสียเวลาและค่าใช้จ่ายมาก 2. ได้ผลช้าไม่ทันต่อความต้องการ 3. งานมาก การวบคุมทำได้ยาก อาจมีผลต่อคุณภาพของข้อมูล

        2. การสำรวจด้วยตัวอย่าง (Sampling Survey) หมายถึง การเก็บรวบรวมข้อมูลจากเพียงบางหน่วยของประชากรจึงเป็นการประหยัดทังเวลาและค่าใช้จ่าย คำว่า ตัวแทนที่ดี หมายถึง ตัวอย่างที่ถูกเลือกมาควรจะประกอบไปด้วยลักษณะต่างๆ ของประชากรครบถ้วน อย่างไรก็ตามข้อมูลที่ได้มาเป็นข้อมูลตัวอย่างเท่านั้น จึงจะต้องอ้างอิงถึงประชากรโดยใช้วิธีการทางสถิติ การสำรวจด้วยตัวอย่างมีทั้งข้อดีและข้อด้อย ดังนี้

ตารางที่ 6.4 ข้อดีและข้อด้อยของการเก็บรวบรวมข้อมูลโดยการสำรวจด้วยตัวอย่าง

ข้อดี	ข้อด้อย
1. ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย 2. ได้ผลการสำรวจเร็ว 3. ข้อมูลจะมีคุณภาพดี เนื่องจากปริมาณงานน้อย จึงสามารถคุมงานได้ทั่วถึง	1. ความคลาดเคลื่อนในการสุ่มตัวอย่าง 2. ขนาดตัวอย่างน้อยเกินไปจะทำให้ข้อมูลตัวอย่างไม่เป็นตัวแทนที่ดีของประชากร

        6.3.3 การเก็บรวบรวมข้อมูลจากการทดลอง

        บางครั้งเรื่องที่สนใจจะศึกษาไม่สามารถทำการสำรวจได้ แต่จะต้องเก็บข้อมูลโดยทำการทดลองเช่น เปรียบเทียบผลผลิตจากข้าว 4 พันธุ์ เป็นต้น การเก็บรวบรวมข้อมูลจะต้องสร้างแบบแผนการทดลองเพื่อให้สามารถกำจัดหรือแยกอิทธิพลของปัจจัยอื่นๆออกจากข้อมูลที่ทำการศึกษา เช่น การเปรียบเทียบผลผลิตพันธุ์ข้าว 4 ชนิด จะพบได้ว่าผลผลิตพันธ์ข้าวอาจขึ้นอยู่กับชนิดของพันธุ์ ปริมาณน้ำ แสงแดด ความอุดมสมบูรณ์ของดิน ถ้าผู้ทดลองเก็บรวบรวมข้อมูลผลผลิตข้าวแต่ละพันธุ์ โดยไม่พิจารณาถึงความแตกต่างของปัจจัยอื่นๆที่มีอิทธิพลต่อผลผลิตข้าว อาจทำให้ไม่สามารถสรุปผลว่าข้าวทั้ง 4 พันธุ์ มีความแตกต่างกันหรือไม่ ดังนั้นก่อนทำการทดลองปลูกข้าวจะต้องวางแผนการทดลองมาก่อน โดยแผนการทดลองนั้นต้องสามารถกำจัดอิทธิพลของปัจจัยอื่นๆออกไปได้

6.4 การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

        หลังจากการรวบรวมข้อมูลจากแหล่งปฐมภูมิแล้ว ขั้นตอนต่อไป คือ การตรวจสอบข้อมูลเพื่อหาความผิดปกติของข้อมูลบางตัวก่อนทำการวิเคราะห์ข้อมูล  กระบวนการนี้อาจต้องอาศัยบุคคลและเครื่องมืออิเล็กทรอนิกส์เข้าด้วยกันเพื่อลดความผิดพลาด ซึ่งข้อควรปฏิบัติในการตรวจสอบข้อมูลสามารถทำได้ดังนี้

        6.4.1 Field Edit เป็นการตรวจสอบข้อมูลในขณะเวลาเดียวกันกับการดำเนินการสอบถามกลุ่ม ตัวอย่าง เช่น ผู้สัมภาษณ์ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่ได้รับจากตัวอย่างในเวลาเดียวกันกับการสอบถาม ถ้าพบว่ายังมีคำตอบส่วนไหนที่ยังไม่สำบูรณ์ก็ให้รีบดำเนินการแก้ไขเสียในเวลานั้น ซึ่งการตรวจสอบลักษณะนี้เป็นการตรวจสอบในขณะปฏิบัติการจริง

        6.4.2 Central Office Edit เป็นการตรวจสอบข้อมูลภายหลังจากการได้รับแบบสอบถามทั้งหมดกลับคืนมาแล้ว โดยนำแบบสอบถามทั้งหมดที่ได้รับมาตรวจสอบความถูกต้องอีกครั้งหนึ่ง เพราะมีความเป็นไปได้สูงที่แบบสอบถามบางชุดอาจจะมีคำตอบที่ไม่สมบูรณ์ หรือการจดคำตอบของผู้สัมภาษณ์ไม่ชัดเจนในกรณีที่มีการสัมภาษณ์ส่วนตัวหรือลักษณะคำถามที่เป็นแบบเปิดยังไม่ถูกต้อง กรณีนี้จะต้องตรวจสอบเพื่อดำเนินการแก้ไข ซึ่งบางครั้งตองดำเนินการสัมภาษณ์ใหม่ หรือคำถามที่ยังไม่ได้รับคำตอบใหม่

        ในบางกรณีที่พบว่าข้อมูลในแบบสอบถามบางชุดมีค่าที่สูงหรือต่ำกว่าค่าปกติทั่วไป จะต้องใช้วิจารณญาณตัดสินได้ว่าค่าที่ได้รับสูงหรือต่ำผิดปกติเหล่านั้นจะนำมาวิเคราะห์ด้วยหรือไม่ การตัดสินใจส่วนตัวหรืออคติต่อคำตอบที่ได้รับ ในการตรวจสอบความถูกต้องของแบบสอบถามสามารถสรุปเป็นวัตถุประสงค์ของการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลได้ 5 ประการ คือ

        1. ความถูกต้อง (Legibility) ในการเดินการวิเคราะห์ข้อมูลนั้น ข้อมูลต้องมีความถูกต้อง ถ้าข้อมูลใดพบว่าไม่มีความชัดเจน จะต้องติดต่อกับผู้ให้สัมภาษณ์เพื่อยืนยันการลงบันทึกข้อมูล ถ้าพบข้อมูลที่ได้รับมาผิดพลาดคลานเคลื่อน คำตอบที่ได้รับควรลงรหัสเป็น Missing Data ดังนั้นข้อมูลใดๆไม่มีความชัดเจนก็จะถูกคัดออกไป ทั้งนี้เพื่อให้ผู้ลงรหัสสามารถลงรหัสข้อมูลได้โดยปราศจากความลังเลใดๆ

        2. ความสมบูรณ์ (Completeness) การตรวจสอบความสมบูรณ์ของข้อมูลที่ได้รับเป็นวัตถุประสงค์ที่สำคัญประการหนึ่งของการตรวจสอบ ซึ่งจะต้องติดต่อกับผู้ดำเนินการเก็บข้อมูล หรือผู้สัมภาษณ์เพื่อตรวจสอบยืนยันรายงาน หรือการลงบันทึกข้อมูลอีกครั้ง หรือาจต้องกลับไปสัมภาษณ์หรือเก็บข้อมูลที่ยังไม่สมบูรณ์นั้นใหม่จากผู้ตอบคนเดิม ถ้าสามารถทำได้ แต่ถ้าไม่สามารถติดตามได้อาจให้ผู้ลงรหัสกำหนดรหัส Missing Data สำหรับข้อมูลที่ไม่สมบูรณ์นั้น หรือคัดแบบสอบถามุดนั้นออกไปจากการวิเคราะห์ข้อมูล หรือเก็บข้อมูลใหม่

        3. ความสอดคล้อง (Consistency) เป็นการตรวจสอบความสอดคล้องกลมกลืน ไม่ขัดแย้งกันเองของข้อมูลที่ได้รับกลับคืนมา การตรวจสอบความสอดคล้องของคำตอบทำให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลนั้นมีความถูกต้อง ถ้าเห็นว่าเกิดความไม่สอดคล้องกันของข้อมูลต้องพิจารณาว่าจะดำเนินการคัดแบบสอบถามชุดนั้นออกไปหรือลงรหัสเป็น Missing Data

        4. ความเที่ยงตรง (Accuracy) เป็นวัตถุประสงค์ที่สำคัญประการหนึ่งของการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล ซึ่งต้องสังเกตรูปแบบการตอบของผู้ตอบคำถาม เช่น การตอบคำถามข้อที่1 สลับกันกับข้อที่ 3 ข้อมูลลักษณะนี้ถือว่าเกิดความไม่เที่ยงตรง ถ้าพบแบบสอบถามลักษณะนี้ควรจะคัดแบบสอบถามชุดนั้นออก

        5. การได้รับคำตอบที่ชัดเจน (Response Clarification)สำหรับการตอบแบบสอบถามที่มีลักษณะปลายเปิด ผู้ลงรหัสอาจเกิดความยุ่งยากในการลงรหัส เพราะการบันทึกหรือการเขียนคำตอบไม่ชัดเจนเพียงพอ คำตอบที่ได้รับสั้นเกินไปจึงไม่สามารถให้ความหมายได้ หรือคำตอบกำกวม การแก้ไข คือ ต้องสอบถามผู้ดำเนินการสัมภาษณ์ว่าประโยคที่ลงบันทึกข้อมูลที่ไม่ชัดเจนนั้นมีความหมายว่าอย่างไร ซึ่งวิธีการทำงานที่ถูกต้อง คือ ต้องฝึกฝนหรือให้การอบรมผู้สัมภาษณ์ก่อนที่จะส่งออกไปสัมภาษณ์จริง  และเน้นให้ทราบถึงความสำคัญของการบันทึกข้อมูลที่ต้องมีความชัดเจน เพื่อที่จะไม่ให้เกิดความยุ่งยากในการให้ความหมายและการลงรหัสต่อไป

       

6.5 การจัดเตรียมข้อมูล

        ก่อนการวิเคราะห์ข้อมูลจะต้องทำการบันทึกข้อมูล ซึ่งสามารถดำเนินการได้หลายวิธี เช่น ทำการบันทึกข้อมูลลงในโปรแกรมสำเร็จรูปทางสถิติที่ทำการวิเคราะห์โดยตรงหรือทำการบันทึกด้วยโปรแกรมอื่นๆแล้วจึงนำไปวิเคราะห์ด้วยโปรแกรมรูปทางสถิติ ในการบันทึกข้อมูลหรือการสร้างไฟล์ข้อมูลควรคำนึงถึงสิ่งต่อไปนี้

        6.5.1 ประเภทของไฟล์ข้อมูล

        ไฟล์ข้อมูลที่สร้างจากโปรแกรมคอมพิวเตอร์แบ่งออกเป็น 2ประเภท คือ ไฟล์ข้อมูลแบบเท็กซ์และไฟล์ข้อมูลเฉพาะโปรแกรม มีดังนี้

        1. ไฟล์ข้อมูลแบบเท็กซ์ (Text File) เป็นไฟล์ข้อมูลที่ประกอบด้วยสัญลักษณ์ที่สามารถอ่านเข้าใจได้ อาจเป็นตัวเลขหรือตัวอักษร ไฟล์ประเภทนี้ส่วนใหญ่สร้างมาจากโปรแกรม Editor

                2. ไฟล์ข้อมูลเฉพาะโปรแกรม (Non-Text File) เป็นไฟล์ข้อมูลที่ประกอบด้วยสัญลักษณ์ที่มนุษย์ไม่สามารถอ่านเข้าใจ เป็นสัญลักษณ์ที่คอมพิวเตอร์สามารถเข้าใจได้ง่าย เช่น ไฟล์ที่สร้างมาจากโปรแกรม MS Word หรือ Excel

        6.5.2 ประเภทของโปรแกรมที่ใช้สร้างไฟล์ข้อมูล

        โปรแกรมที่ใช้สร้างไฟล์ข้อมูลแบ่งออกเป็น 2 ประเภท ดังนี้

        1. โปรแกรมที่เขียนขึ้นเอง (User Programming) เป็นโปรแกรมประเภทที่ต้องอาศัยความรู้ทางคอมพิวเตอร์ โดยเฉพาะภาษาทางคอมพิวเตอร์เพื่อใช้เขียนโปรแกรมสำหรับป้อนข้อมูลโดยเฉพาะ

                2. โปรแกรมสำเร็จรูป (Package Program) เป็นโปรแกรมที่มีผู้จัดสร้างขึ้นมาแล้วและมีใช้งานกันอย่างแพร่หลาย โดยผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องมีความรู้เกี่ยวกับการเขียนโปรแกรม เพียงแต่เรียนรู้วิธีการใช้งานโปรแกรมเท่านั้น ซึ่งโปรแกรมสำเร็จรูปนี้แบ่งออกเป็น 4ประเภท คือ

                (1) โปรแกรมสำหรับงานพิมพ์ เช่น MS Word ซึ่งผู้ใช้สามารถป้อนข้อมูลตามตำแหน่งต่างๆที่กำหนดไว้ในคู่มือลงรหัส

                (2) โปรแกรมสำหรับจัดการฐานข้อมูล เช่น MS Accessโดยผู้ใช้สามารถป้อนข้อมูลและบันทึกข้อมูลในรูปของไฟล์ที่จัดเตรียมไว้โดยกำหนดว่าข้อมูล 1 ชุดหมายถึง 1 เรคอร์ดและชื่อฟิลด์ หมายถึง ชื่อตัวแปร

                (3) โปรแกรมสำหรับคำนวณหรือโปรแกรมสำหรับทำการ เช่น MS Excel เป็นโปรแกรมที่มีความสะดวกมากที่สุดในการป้อนข้อมูล

                (4) โปรแกรมสำเร็จรูปสำหรับป้อนข้อมูลโดยเฉพาะ เป็นโปรแกรมสำเร็จรูปทางด้านสถิติ เช่น โปรแกรม SPSS และโปรแกรม PSBB เป็นต้น

        6.5.3 การเลือกใช้โปรแกรมสร้างไฟล์ข้อมูล

        การเลือกใช้โปรแกรมสร้างไฟล์ข้อมูล ผู้ใช้ต้องคำนึงถึงโปรแกรมสำเร็จรูปในการวิเคราะห์ข้อมูลทางสถิติว่าสามารถอ่านไฟล์ประเภทใดได้บ้าง ซึ่งโปรแกรมสำเร็จรูปทางสถิติมีการพัฒนาขึ้นเพื่อให้สามารถอ่านไฟล์ข้อมูลได้หลายประเภท ทั้งไฟล์ข้อมูลแบบเท็กซ์และไฟล์โปรแกรมเฉพาะโปรแกรม

ตารางที่ 6.5 การใช้โปรแกรมสร้างไฟล์ข้อมูล “ตัวอย่างแบบสอบถาม”

ตัวอย่างแบบสอบถาม
ส่วนที่ 1 ประวัติส่วนตัว 1.เลขประจำตัว............................ 2.เพศ         1.ชาย      2.หญิง 3.อายุ....................ปี	เฉพาะเจ้าหน้าที่                                       ID                                       SEX                                       AGE

        จากตัวอย่าง เลขประจำตัวมีค่าได้เป็นเลข 3 หลัก จึงกำหนดช่องสี่เหลี่ยมไว้ 3 ช่อง เพศมีค่าได้เป็นเลข 1 หลัก จึงกำหนดช่องสี่เหลี่ยมไว้ 1 ช่อง อายุมีความเป็นไปได้สูง 2 หลัก จึงกำหนดช่องสี่เหลี่ยมไว้ 2 ช่อง

ตัวอย่างของข้อมูลจากแบบสอบถาม

ID             SEX           AGE

001           1              23

002           1              35

003           2              21

004           1              25

005           1              28

006           2              24

007           2              30

008           2              32

009           1              30

010           1              26